ホテル業務でExcelはまだまだ現役
ホテル業界で働いていると、Excelを触る機会はかなり多いです。
- 売上集計
- 予約確認
- 在庫管理
- キャンペーン実績確認
- 予算作成
など、現場でもバックオフィスでもExcelは避けて通れません。
私はExcelのある時代に生まれてよかったと思っています。
ただ、私自身は最初からExcelが得意だったわけではありません。
むしろ、
「どうすれば早く帰れるか」
を考えた結果、Excelを勉強し始めました。
今回は、そんな私がホテル現場で実際によく使っていたExcel関数を紹介します。
1. CONCATENATE
正直、この関数が一番人生を変えたと思っています。
あまり使われていない印象がありますが、CSVデータを扱う人にはかなり便利です。
例えば、
- 宿泊日
- 予約番号
- 名前
など、複数の項目をつなげることで、自分専用のキーを作れます。
バラバラのCSVデータでも、「同じ予約」を判別しやすくなります。
私はこれを使って、ホテルの各システムから吐き出したCSVを整理し、自分専用のマスタを作っていました。
Excelというより、簡易データベースのような感覚です。
2. VLOOKUP
ホテル現場では、照合作業が本当に多いです。
- 予約確認
- アライバルチェック
- 変更確認
- 二重予約確認
などです。
VLOOKUPを使うことで、
「別の表にある情報を引っ張ってくる」
ことができます。
これを覚えるだけで、目視確認作業がかなり減ります。
私はVLOOKUPを使って、予約チェック業務を4時間から30分まで短縮しました。
当時、私が働いていたホテルでは、5日前予約チェックと1日前予約チェックがありました。
それぞれ4時間ほどかかっており、担当者は休日前に残業しながら確認していました。
そこで私は、
- 各システムからCSVを出力
- 1つのExcelへ集約
- VLOOKUPで照合
- 相違がある予約だけ色付け
という仕組みを作りました。
その結果、4時間かかっていた作業を30分まで短縮できました。
詳しくはこちらの記事でも書いています。
3. SUMIFS
SUMIFSは、条件付きで合計を出せる関数です。
ホテル業界では本当に便利です。
例えば、
- 県民割キャンペーン実績
- 自然災害時の被害額
- 特定プラン売上
- 月別売上比較
などに使えます。
「条件ごとに数字を見たい」場面が多いホテル業界では、SUMIFSはかなり強い武器になります。
4. COUNTIFS
COUNTIFSは、「条件に合う件数」を数える関数です。
例えば、
- 特定プランの予約数
- OTA別の予約件数
- 連泊数
- キャンセル件数
などを確認できます。
売上だけでなく、件数を見ることで、販売状況の違いが見えてきます。
売上だけ見ていると、実際に何が起きているのか見落とすことがあります。
5. IFERROR
Excelを使っていると、どうしてもエラー表示が出ます。
ただ、現場スタッフはエラーを見るだけで、
「壊れた」
と感じてしまうことがあります。
そこでIFERRORを使うと、エラー時の表示を整えられます。
見た目を整えるだけでも、現場での使いやすさはかなり変わります。
Excelができないとホテル業界で損している理由
ホテル現場では、まだまだ手作業文化が強いと感じています。
- 手入力
- 目視確認
- 二重チェック
- 電卓計算
に大量の時間を使っているケースも多いです。
そして多くの人が、
「Excelは数字を入力するもの」
だと思っています。
でも本来のExcelは違います。
Excelは、時間を生み出す道具です。
フォーマットさえ作れば、毎回の集計作業はかなり楽になります。
私は、業務を効率化して時間と心に余裕を持つことが、結果的に顧客満足度向上につながると思っています。
Excelで何が変わるのかについては、こちらの記事でも書いています。
私がExcel改善にハマった理由
理由はシンプルです。
早く帰りたかったからです。
私が働いていた職場では、休み前に前倒し残業することが当たり前でした。
でも毎日やっていることを見ると、かなりの部分が仕組み化できる作業でした。
だったら、Excelを勉強して楽をしよう。
そう思ったのが始まりです。
結果的に、その改善経験が評価され、私はレベニュー業務へ移ることになりました。
だから私は今でも、
「Excelは単なる事務作業ツールではなく、自分の人生を変える武器になる」
と思っています。
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ExcelやRPAを使った業務改善については、こちらの記事でも書いています。
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