ホテルの予約チェック業務を4時間→30分にした話
ホテル業界では、予約チェック業務にかなり時間がかかることがあります。
私が以前いたホテルでも、
- 5日前予約チェック
- 1日前予約チェック
が存在していました。
そして、それぞれ約4時間かかっていました。
つまり、1日合計8時間近く予約チェックをしていたことになります。
担当者は休み前になると、前倒し残業をしながら確認していました。
私はその光景を見て、正直こう思いました。
「これ、本当に人間がやる必要あるのか？」
そもそも予約チェックとは？
ホテルでは、複数のシステムを使っています。
- PMS
- サイトコントローラー
- OTA
- 手入力予約
などです。
しかし、システム同士は完璧ではありません。
例えば：
- 文字化け
- 通信エラー
- 予約取り込み失敗
- 部屋タイプ相違
などが起きます。
そのため、
「本当に予約が正常に入っているか」
を確認する必要があります。
これが予約チェック業務です。
当時のやり方
当時はかなりアナログでした。
- CSVを出力
- 画面を見ながら目視確認
- 違いを手入力で修正
これを何百件も行っていました。
当然、人間なので：
- 見落とし
- 疲労
- 集中力低下
も起きます。
しかも、ミスすると：
- 予約がない
- 部屋タイプ違い
- オーバーブッキング
など、かなり大きな事故へ繋がります。
私が最初に思ったこと
私は最初、予約チェックを教わった時、
「これExcelで比較できるのでは？」
と思いました。
というのも、確認している内容は：
- 予約番号
- 名前
- 宿泊日
- 部屋タイプ
など、全部データだったからです。
だったら、目で見るより：
「Excelで照合した方が早い」
と思いました。
実際にやったこと
私がやったことはシンプルです。
① CSVを出力
PMSやサイトコントローラーからCSVを出力しました。
② Excelへ貼り付け
各データを1つのExcelへ集約しました。
③ VLOOKUPで照合
予約番号などをキーにして、データを比較しました。
④ 相違だけ色付け
違いがある予約だけ、条件付き書式で色が付くようにしました。
すると、人間は「色が付いたところだけ」見ればよくなりました。
結果、4時間→30分になった
結果として、
4時間かかっていた作業が約30分まで短縮
されました。
しかも、目視確認が減ったことで：
- 見落とし減少
- 精神的負担減少
- 残業減少
にも繋がりました。
でも最初は嫌がられた
ただ、最初から歓迎されたわけではありません。
中には：
- 「目で見た方が早い」
- 「Excelは分からない」
- 「今までこれでやってきた」
という反応もありました。
私は、ホテル業界には：
「慣れたやり方を変える怖さ」
があると思っています。
特に予約業務は、ミスすると大事故になるため、保守的になりやすいです。
それでも改善したかった理由
理由はシンプルです。
早く帰りたかったからです。
私は昔から：
- 残業
- 無駄作業
- 意味のない確認
が本当に嫌いでした。
だからいつも：
「どうすれば楽できるか」
を考えていました。
でも今振り返ると、その考え方が結果的に：
- Excelスキル
- 業務改善
- レベニュー経験
へ繋がったのだと思います。
ホテル業界はまだ改善余地が多い
私は、ホテル業界にはまだまだ改善余地があると思っています。
実際、今でも：
- 手入力
- 目視確認
- FAX文化
- 紙運用
が残っているホテルもあります。
だからこそ、
ExcelやRPAを使える人材の価値は、今後さらに上がる
と思っています。
Excelについては、こちらの記事でも詳しく書いています。
最後に
私は、効率化は「サボること」ではないと思っています。
むしろ、
人間にしかできない仕事へ集中するために必要なこと
だと思っています。
単純作業を減らすことで、
- 接客
- 提案
- 改善
へ時間を使えるようになります。
だから私は今でも、
「もっと楽できないか？」
を考え続けています。
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